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EvoSpace

Sistema de gestión integral para academias de danza, artes escénicas y centros formativos.

Lo desarrollé pensando en unificar todo el manejo diario de una academia en un solo lugar: alumnos, pagos, asistencia, eventos, la cantina, las rifas/entradas y los usuarios con sus permisos. Antes esto se llevaba en planillas Excel, libretas de asistencia, cuadernos de pagos y correos sueltos; ahora todo vive en una aplicación web a la que se accede desde cualquier navegador.

Índice

Descripción general

EvoSpace nació de una necesidad concreta: la academia manejaba sus áreas operativas con herramientas separadas y eso generaba errores, pérdida de tiempo y datos desorganizados. El sistema centraliza:

  • Registro y seguimiento de alumnos por nivel y curso.
  • Pagos con cuotas, conceptos, descuentos por beca y recargos por atraso.
  • Asistencia diaria y mensual con exportación.
  • Eventos y notificaciones por correo a los tutores.
  • Cantina: productos, ventas, fiado y ganancias.
  • Rifas / entradas: lotes, distribución y control de ventas.
  • Usuarios con roles y permisos granulares.

La idea central es que cada persona vea solo lo que necesita para su tarea, sin pantallas vacías ni datos ajenos.

Perfiles del sistema

Perfil Acceso principal
Admin Control total: todas las secciones, estadísticas y configuración. Ve el panel completo.
Auxiliar Panel de inicio adaptado a sus permisos (por ejemplo, un cantinero ve solo su sección de cantina).
Profesor Selección de cursos y registro de asistencia (diario, mensual, historial y exportación).
Tutor/a (padre) Eventos de los cursos de sus hijos, notificaciones y resumen de deudas por mes.

Los permisos no dependen solo del rol: cada usuario puede tener una lista propia de permisos, lo que permite perfiles muy específicos (un auxiliar que solo vea cantina, otro que también vea configuración, etc.).

Características principales

  • Gestión completa de alumnos: alta, baja, edición, asignación de curso, becas, datos de contacto, relación con el tutor/a y ficha del alumno con toda su información en un solo lugar.
  • Pagos inteligentes: cálculo de cuotas con descuento por beca (redondeo al millar), recargos automáticos por atraso, y conceptos variables según el nivel (matrícula, cuota, vestuarios, entradas, folleto).
  • Ficha del alumno: vista integral con curso, tutor/a, deuda actual, cantina, rifas/entradas, pagos históricos, asistencia y acciones (avanzar de curso, registrar pago, recordatorios).
  • Registro de pagos: desde la ficha se registran pagos de cuota, folleto, venta de entradas, matrícula o vestuarios, con cálculo automático de recargo y monto total.
  • Asistencia diaria y mensual: registro por curso y día, vista mensual con checkboxes, historial y exportación a Excel (XLSX real con PhpSpreadsheet) o CSV.
  • Eventos y notificaciones: creación de eventos asociados a cursos, envío automático por correo a los tutores de esos cursos y registro en la base de datos que se muestra en el panel del tutor/a.
  • Cantina: productos con stock y precios, ventas con tipo de comprador (alumno, profesor, tutor/a, otro), método de pago (efectivo, transferencia, tarjeta, fiado), control de cobros pendientes/parciales y resumen de caja con ganancias.
  • Rifas / entradas: creación de lotes por curso y evento, distribución de unidades a los alumnos, control de cuántas le quedan a cada uno y registro de la venta desde la ficha.
  • Usuarios y permisos granulares: roles fijos más permisos individuales por usuario, administrados desde un panel con tarjetas por rol.
  • Panel de inicio adaptado (perm-aware): el admin ve el panel completo; los auxiliares (como el cantinero) ven un saludo de bienvenida y solo las tarjetas de las secciones que tienen habilitadas.
  • Configuración del sistema: precios por curso, beca, vencimiento y recargo, datos del recibo, plantilla del correo de eventos y recordatorio mensual de deudas.
  • Interfaz moderna y responsive: Bootstrap 5 con barra de navegación lateral (offcanvas) adaptada a móviles.

Tecnologías utilizadas

  • PHP 8.0+ con PDO para conexión segura a la base de datos (consultas preparadas contra inyección SQL).
  • MySQL / MariaDB como motor de base de datos relacional.
  • Bootstrap 5 para el frontend (CSS y componentes).
  • Bootstrap Icons para la iconografía.
  • JavaScript vanilla para interactividad: cálculos en tiempo real, buscadores, modales y gráficos.
  • PHPMailer para envío de correos SMTP (Gmail, Outlook, etc.).
  • PhpSpreadsheet para exportación a Excel (formato XLSX) y FPDF / mPDF para recibos PDF.
  • Chart.js para los gráficos del dashboard y de la cantina.
  • Git para control de versiones.

Estructura del proyecto

evospace/
├── config/
│   ├── db.php                    # Conexión a BD y constantes SMTP
│   └── .env                      # Variables de entorno (si se usa)
├── database/
│   ├── evospace.sql              # Script completo de instalación de la BD
│   ├── backup.sh                 # Script de respaldo
│   └── migraciones/              # Migraciones incrementales (faseN_*.sql)
├── helpers/
│   ├── functions.php             # Funciones globales (permisos, correo, formato, cálculos)
│   └── asistencia.php            # Lógica de asistencia
├── includes/
│   ├── header.php                # Cabecera HTML y estilos CSS
│   ├── navbar.php                # Menú lateral con lógica de permisos (oculta grupos vacíos)
│   ├── footer.php                # Scripts de Bootstrap
│   └── curso_picker.php          # Selector de curso reutilizable
├── roles/
│   ├── admin.php                 # Panel del administrador / panel adaptado para auxiliares
│   ├── profesor.php              # Panel del profesor (cursos y asistencia)
│   └── padre.php                 # Panel del tutor/a (hijos, deudas, eventos)
├── secciones/
│   ├── alumnos.php               # CRUD de alumnos
│   ├── inscripciones.php         # Alta de nuevos alumnos
│   ├── ficha_alumno.php          # Ficha integral del alumno (pagos, rifas, deudas)
│   ├── horarios.php              # Gestión de horarios por curso
│   ├── profesores.php            # Gestión de profesores y abonos
│   ├── usuarios.php              # Usuarios, roles y permisos
│   ├── pagos.php / recibo.php*   # Registro de pagos y recibos PDF
│   ├── asistencia/               # Módulo completo de asistencia
│   ├── eventos/                  # Módulo de eventos y notificaciones
│   ├── entradas/                 # Rifas / entradas (lotes y distribución)
│   ├── cantina/                  # Módulo de cantina (productos, ventas, resumen)
│   └── configuracion/            # Panel de configuración del sistema
├── assets/
│   └── css/estilos.css           # Estilos personalizados
├── uploads/                      # Archivos subidos (pagos, logo, recibo)
├── vendor/                       # Librerías externas (PHPMailer, PhpSpreadsheet, mPDF)
├── index.php                     # Login
└── logout.php                    # Cierre de sesión

Modelo de permisos

El sistema combina roles y permisos individuales:

  • Cada usuario pertenece a un rol (admin, profesor, padre, auxiliar).
  • El rol define permisos por defecto, pero se pueden afinar por usuario: la tabla usuarios_permisos guarda una lista propia de permisos que sobrescriben/complementan los del rol.
  • El admin tiene acceso total: la función tienePermiso() devuelve siempre true para él, sin necesidad de marcar permisos.
  • Al iniciar sesión, los permisos del usuario se cargan en la sesión y se consultan en cada sección con tienePermiso() / verificarPermiso().

Esto permite, por ejemplo, un cantinero (rol auxiliar) con permisos únicamente de cantina y configuracion: inicia en un panel donde solo ve las tarjetas de "Ver Cantina" y "Configuración", y la barra de navegación oculta automáticamente los grupos donde no tiene ninguna sección habilitada.

Permisos disponibles (catálogo en la tabla permisos): alumnos, pagos, profesores, eventos, cantina, asistencia, configuracion, usuarios, gestionar_usuarios, horarios.

Requisitos previos

  • Servidor web con Apache o Nginx.
  • PHP 8.0 o superior con extensiones:
    • pdo_mysql
    • openssl
    • mbstring
    • fileinfo (para PhpSpreadsheet)
    • zip (para exportación a XLSX)
  • MySQL 5.7 o MariaDB 10.4+.
  • Composer (opcional; las librerías están incluidas en vendor/).
  • Cuenta SMTP (ej. Gmail) con "Contraseña de aplicación" para el envío de correos.

Instalación y configuración

  1. Clonar o descargar el código en el directorio raíz del servidor (ej. /var/www/html/evospace o C:\xampp\htdocs\evospace).

  2. Crear la base de datos:

    • Crear una base vacía (ej. evospace).
    • Importar database/evospace.sql: 
      mysql -u root -p evospace < database/evospace.sql

  3. Configurar la conexión en config/db.php:

    $host = 'localhost';
$dbname = 'evospace';
$user = 'tu_usuario';
$pass = 'tu_contraseña';

  4. Configurar el correo SMTP en config/db.php (necesario para notificaciones de eventos y recordatorios):

    define('SMTP_HOST', 'smtp.gmail.com');
define('SMTP_PORT', 587);
define('SMTP_USER', 'tucorreo@gmail.com');
define('SMTP_PASS', 'contraseña_de_aplicacion');
define('SMTP_FROM', 'tucorreo@gmail.com');
define('SMTP_FROM_NAME', 'EvoSpace - Academia');

    La SMTP_PASS debe ser una Contraseña de aplicación de Google (requiere verificación en dos pasos).

  5. Permisos de archivos (en Linux):

    chmod -R 755 /ruta/a/evospace
chmod 600 /ruta/a/evospace/config/db.php

  6. Acceder al sistema en http://localhost/evospace/ con las credenciales predeterminadas (ver más abajo).

Usuarios predeterminados

Usuario Contraseña Rol
admin admin123 Admin
profesor profe123 Profesor
padre padre123 Padre
auxiliar aux123 Auxiliar

Las contraseñas están hasheadas con password_hash(). Cambialas después del primer ingreso.

Módulos funcionales

Gestión de alumnos (alumnos.php, inscripciones.php)

  • Listado con búsqueda en tiempo real.
  • Alta (inscripciones.php) y edición mediante modal.
  • Campos: nombre, apellido, curso, año de ingreso, horas profesionales (solo Superior), CI, teléfono, tutor/a asignado, becado y activo.
  • Asignación de tutor/a desde el listado de usuarios con rol padre, y correspondencia con sus hijos.
  • Eliminación con confirmación.

Ficha del alumno (ficha_alumno.php)

Vista integral de cada alumno:

  • Datos personales, curso actual, tutor/a y día de cobro.
  • Avanzar de curso: botón para pasar al siguiente nivel/módulo del mismo tipo.
  • Registrar pago / venta: botón siempre visible que abre el modal de pago con selector de concepto (Cuota, Folleto, Entradas, Matrícula, Vestuarios). Para entradas/rifas se elige el lote y se descuenta la cantidad vendida.
  • Tarjetas de estado: total pagado, deuda de cantina, rifas/entradas y deuda actual de la cuota.
  • Listado de pagos históricos, asistencia y horas profesionales (nivel Superior).

Pagos y recargos

  • Conceptos por tipo de curso: matrícula, cuota, vestuarios, entradas, folleto.
  • Cálculo automático:
    • Alumno becado → descuento por beca (porcentaje global configurable) redondeado a la unidad de millar.
    • Fecha posterior al día límite + días de gracia → recargo por día de atraso.
    • Total = (monto × cantidad) + recargo, actualizado en vivo.
  • Registro de imágenes de comprobante (opcional).
  • Generación de recibos PDF.

Asistencia (asistencia/)

  • Registro diario: curso + fecha, lista de alumnos con switch presente/ausente y observaciones.
  • Vista mensual: tabla con días del mes y checkboxes; guardado del mes completo de una vez.
  • Historial: días con resumen de presentes/ausentes y detalle por alumno.
  • Exportación: historial a CSV y resumen mensual a XLSX (Excel real con totales y porcentajes).
  • Acceso restringido a profesores y administradores.

Horarios (horarios.php)

  • Asignación de horarios por curso: día(s) de la semana, hora de inicio/fin y profesor.
  • Se muestran en la ficha del alumno y se consultan desde el panel del profesor.

Eventos y notificaciones (eventos/)

  • Creación de eventos: título, fecha, hora, lugar, enlace (opcional), descripción y cursos asociados (múltiples).
  • Notificaciones automáticas: al guardar, se envían correos a los tutores de los alumnos de los cursos y se registra la notificación en la BD (visible en el panel del tutor/a, con opción de marcarla como leída).
  • Edición y eliminación de eventos (actualiza notificaciones y reenvía correos si se edita).

Cantina (cantina/)

  • Productos: alta, edición, desactivación, con nombre, categoría, precio de venta, precio de compra y stock.
  • Nueva venta: carrito de productos, cantidades, método de pago (efectivo, transferencia, tarjeta, fiado) y tipo de comprador (alumno, profesor, tutor/a, otro) con búsqueda de comprador.
  • Ventas / historial: filtros por fecha, comprador, tipo y estado (pagado, pendiente, parcial); cobro total o parcial; anulación (devuelve stock).
  • Fiado: las ventas a crédito generan deuda para el alumno (se refleja en la ficha y en el panel del tutor/a).
  • Resumen y ganancias: por período, con ingresos, costos, ganancia por producto y exportación, además de un gráfico de ventas.

Rifas / Entradas (entradas/)

  • Lotes: creación por curso y evento, con cantidad y precio unitario; estados activa / cerrada.
  • Distribución: asignar unidades de rifas a cada alumno del curso, validando que la suma no exceda el lote.
  • Venta: desde la ficha del alumno se registra la venta de rifas como un pago de concepto entradas, descontando la cantidad vendida y mostrando el progreso (ej. "0/5").
  • En la ficha, la tarjeta de rifas indica cuántas unidades tiene y cuántas se vendieron.

Usuarios y roles (usuarios.php)

  • CRUD de usuarios: usuario, email, cédula, contraseña, rol, activo.
  • Permisos individuales: al crear o editar, se marcan permisos que sobrescriben los del rol.
  • Vista por rol: tarjetas que agrupan a los usuarios por rol (Admin, Profesor, Tutor/a, Auxiliar) con acciones por usuario y modal de permisos.
  • Panel de inicio adaptado: los auxiliares ven un saludo de bienvenida y las tarjetas de las secciones que tienen permitidas.

Configuración (configuracion/)

  • Pagos (configurar_pagos.php): precios de todos los conceptos por curso, porcentaje de beca global, días de gracia, día límite y recargo por día.
  • Recibo (configurar_recibo.php): nombre de la academia, RUC, título, mensaje y pie del recibo PDF, más el logotipo.
  • Correo de eventos (configurar_correo.php): saludo, mensaje, firma y remitente.
  • Recordatorio de deudas (configurar_recordatorio.php): envío mensual por correo a tutores con deudas (cuota y cantina), con plantilla editable y envío manual.
  • Horas profesionales: límite de horas para el nivel Superior (desde el panel de configuración).

Notas técnicas

  • Los precios de las cuotas se redondean a la unidad de millar (múltiplo de 1000) para mantener consistencia.
  • El porcentaje de beca es global y aplica solo al concepto "cuota"; se configura y guarda en configuracion.
  • El recargo por atraso se calcula en el cliente (JS) con los valores de configuración y se persiste en el pago.
  • Las ventas de rifas descuentan primero las unidades restantes del alumno (entradas_alumno.cantidad) y guardan el total asignado en cantidad_total.
  • La exportación a Excel usa PhpSpreadsheet (.xlsx) y los recibos usan bibliotecas de PDF (mPDF/FPDF).
  • Se usan consultas preparadas con PDO en toda la aplicación para prevenir inyección SQL.
  • Las notificaciones se envían con PHPMailer (SMTP); si falla, se registra en error_log.
  • La base de datos usa claves foráneas con ON DELETE CASCADE para mantener la integridad referencial.
  • Las sesiones PHP mantienen el estado del usuario y sus permisos.
  • El menú lateral es dinámico y oculta automáticamente los grupos sin secciones permitidas para el usuario logueado.

Migraciones de base de datos

Las tablas nuevas se agregan de forma incremental en database/migraciones/:

Archivo Contenido
fase4_distribucion_pagos.sql Distribución de pagos / conceptos por curso.
fase5_recargos.sql Recargos por atraso y configuración.
fase8_cantina_categorias.sql Categorías de productos de cantina.
fase9_pago_parcial.sql Pagos parciales y estado de ventas.
fase9_recordatorio_eventos.sql Recordatorios de eventos.
fase11_fiado.sql Venta fiada / deuda de cantina.
fase12_config_correo.sql Plantilla del correo de eventos.
fase13_dia_cobro.sql Día de cobro por tutor/a.
fase14_recordatorio_deuda.sql Recordatorio mensual de deudas.

Si importás evospace.sql desde cero, ya incluye la última versión del esquema; las migraciones son para actualizar instalaciones existentes.

Posibles problemas y soluciones

Problema Causa probable Solución
Error de conexión a BD Credenciales incorrectas en db.php Verificar host, usuario, contraseña y nombre de BD.
Error al enviar correos SMTP mal configurado o contraseña de aplicación incorrecta Usar una Contraseña de Aplicación de Gmail.
No se guarda la asistencia de ausentes Se omiten los checkboxes desmarcados El guardado inserta todos los alumnos del curso, con presente=0 para los ausentes.
El navbar no muestra todas las opciones al admin El permiso del admin no está cargado en sesión Verificar que en index.php se asigne $_SESSION['permisos'] = null para admin.
Un auxiliar no ve sus secciones en el inicio Permisos no asignados en usuarios_permisos Marcar los permisos correspondientes en el modal del usuario.
La exportación a Excel da error 500 Faltan las extensiones zip o fileinfo Activarlas en php.ini; si no, usar CSV.
El gráfico de cantina no se muestra obtener_ventas_semana.php sin permisos o tabla ventas vacía Revisar permisos y que existan ventas.
Los eventos no llegan a los tutores El curso no tiene alumnos con tutor/a asignado Asignar un tutor/a con email válido a los alumnos del curso.
Las rifas no descuentan al vender No se eligió el lote en el modal de pago Seleccionar el lote en "Entradas (rifas)" y la cantidad.

Licencia

Este proyecto es de uso interno de la academia. No está licenciado para distribución comercial ni pública sin autorización expresa.

Código fuente y documentación © 2026 - EvoSpace.

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